南明微演讲 | 怎样正确地发出一条通知？

演讲时间：2018年12月26日7点30分

（每周三晚上南明教师微演讲，时长10分钟）

在座的每个人都可能经常需要发通知，如会议通知、教研通知、家长会通知等等。然而，这件貌似简单的小事，却未必能做好，或者说，经常做不好。

例如——

1．对方可能没看到通知，或者不是所有人都看到了通知；

2．对方虽然看到了通知，但真到执行时忘记了；

3．对方看到了通知，但是没看明白；

4．对方看明白了通知，但心里不舒服，对通知或通知发送者产生了抗拒心理。

如果通知没有送达，或者没有产生好的结果，发送通知的人通常会怎么理解？

错误的姿态是：我已经发过了呀？你们又没看，看了也没关心，怪我噻？！

正确的姿态是：我在发出这条通知时，哪里考虑不周，导致了这种结果的出现？

反馈：为什么对方会没有看到通知？

原因可能很多，你可能在错误的时间、错误的地点，以错误的方式发送了通知。你无须过多考虑究竟是什么原因造成的，你只需要完成一个标准操作就可以了。

这个标准操作就是：获取反馈。

你发出一条通知，并不代表通知就送达了。例如你给我发了一条手机短信，显示发送成功，也不代表我就一定看到了。可能系统故障，可能被软件误处理为垃圾信息，可能我丢手机了或换号码了，最奇葩的一次，是我正在批量删除短信时，一条短信进来了，我都没来得及看内容，就被误删除了。

例如，你可以在通知后加一段话：小学班主任收到请回复“收到”，一小时内未回复，将逐一电话通知。

只有对方作出了反馈，才代表传递信息/通知这个操作真正完成。如果没有作出反馈，你就要有进一步的措施，或者继续提醒，用@对方的方式，短信的方式，电话的方式，当面的方式，均可。从发出通知到提醒的时间间隔，视通知内容及重要程度而定。

这只是一般原则，具体操作时，依场景而定。例如，有些通知是不需要回复的，只是告知而已。而像我们学校使用钉钉系统，根本就无须要求收到回复，只要看一下谁读过谁没读过，没读过的，短信叮一下就可以了。

时机：为什么对方会忘记你发过通知？

你可能很委屈，你周一就发通知提醒家长，下周来的时候要让学生把轮滑鞋带到学校来。家长也都纷纷回复“收到”，但是到了下一个周一，仍然有一批家长忘记了提醒学生带轮滑鞋，导致你的轮滑课很难正常进行。

不是所有的信息接收者记性都很好，或者有良好的笔记习惯，或者将你的消息置顶。你不能假设别人将你的通知当成优先任务。因为人都是自我中心的，对你来讲重要的事，在别人那里，可能只是每天流过大脑的无数信息中的一个，被遗忘是特别正常的事。否则，大脑虽然很厉害，带宽仍然不够用。

你要做的，不是责备对方，并期待对方下次不要忘记，而是减轻对方的认知负荷，或者说减轻对方的记忆压力。

怎么做？

两招：在适合的时候发送信息；设置温馨提示。

例如，你爱人下周要出差，你可以提醒他，“到时候不要忘记带身份证”，你也可以在他要离开家门之前，提醒他不要忘记带身份证，你觉得，哪一个时机更好？

回到刚才的通知，你可以一周前就发通知告知家长，要为孩子准备轮滑鞋，下周带到学校。这个通知是有益的，因为孩子可能没有轮滑鞋，需要购买。也可能家长会网购，就需要有一个时间周期，你通知发得早，家长就有了这个时间。这个时机也算是恰当的。但是，如果你在家长送孩子来学校之前再发一次温馨提示，会如何？

这貌似是“冗余设计”，因为通知已经发过了，但这是双保险。如果双保险对个别家长仍然失效呢？实际上你已经知道这个家长会是谁了，那么在关键时刻，你会电话或短信再提醒一下，确认他确实带了轮滑鞋。

帮他解决问题，比责备他有效。

与其期待别人改变，不如改变自己的行为。这就是问题解决者的姿态。

清楚：为什么别人看不明白你的通知？

看不明白有两种情况，一种是你确实没写明白，缺少了一些要素，二是你不了解信息接受者的处境包括理解水平，导致了信息被误读。

例如，你发一个通知说，全体教师，下午参加教研会议。那么，许多人就晕了，你所谓的“全体教师”是什么含义？既然是教研会议，那么它包括行政后勤人员吗？下午究竟是几点参加会议？会议大概多长时间？会议在什么地方召开？需要做什么准备吗？等等。

以前在北京办学，有老师给家长发了一个通知，让家长到某部门给孩子办一个什么东西。结果有家长就去了，克服堵车，又排了半天队，终于到了窗口，被告知少带了某个关键证件。如果当初发通知时考虑到这些，说清楚了，就不会折腾家长了。

再看一个通知：明天下午3点，请小学部全体班主任，带上纸笔，在五楼教研室开会，讨论期末庆典的准备工作。

这个通知算是比较要素齐全了吧？

问题也可能发生。“明天下午”，“明天”是什么时候？要是我第二天一早才看到信息，“明天”就可能让我产生疑惑。如果你加上一些“冗余信息”，可能就好很多。例如，“明天（星期五）下午”，是不是信息就明确了许多？

清楚的信息，并不是越多越好，而是恰到好处。毕竟，所有的信息都在语境中，共同拥有的语境，会方便省掉许多信息。例如，第三节课大家一起听了一节语文课，临时决定第四节评课，那么，你的信息可能很简单，就变成了“紧急通知：请刚才在***教室听课的语文老师，第四节课在五楼教研室参加评课”。

得体：为什么别人看了你发的通知心里不舒服？

通知也可能让人不舒服。例如——

错别字，病句。

咳，这不说了……就像去相亲，脸没洗干净，牙齿上还有韭菜。总之，一下子就自毁形象了。如果你是以学校的名义发的，那么更惨了，整个学校的格调都受到了影响。检查推敲一下语句，难吗？

有时候，标点也容易出现问题。包括无标点，以及频繁地使用感叹号：“请全体教师下午三点去六楼会议室开会！不得缺席！有事请向部门负责人请假！”这是开战备会吗？

上面这些，算是通知的“身体缺陷”。

通知还有“仪容仪表”。例如，你的通知讲了几层意思，分层或分段是否准确？你的通知是否根据对象使用了必要的修辞，例如敬辞？

通知还有自己的“灵魂”，或者说价值观。例如我们试拟一则通知：

“今年评职称的老师，请下班前速来办公室领取并填写表格，过期不候，责任自负。”

我对“过期不候”、“责任自负”之类的措辞，向来深恶痛绝。这些通知，暴露了发送通知者内在的价值观。在这里，你看不到体贴关切，看不到行政部门应有的服务意识，看到的是是权力主宰下的骄横。

让人舒服的通知，一定是站在对方的角度为对方着想，将可能产生的误解通过清晰的解释或表述消除掉了，有一种为对方考虑的得体与周到。例如，上面的通知也可以这样写：

“刚才接到教育局通知，要求明天早晨9点前将填写好的职称表送到人事科，请今年参评的老师尽快到办公室来领取并填写表格。办公室有表格填写的样例，并有专人提供协助。如果因为上课等原因不方便来取，请电话联系我们或者留言，我们会送表格过去。时间紧迫，请大家务必抽出时间来完成。预祝大家职称评定顺利！”

写通知似乎是一件小事。

但是，能把一份通知写好的人，在人群中少之又少。哪怕在运城国际这样的学校，得体的通知，也并不是随时可见。毕竟，一份小小的通知里，同时包含了语言的、修辞的，以及文化的自觉性。小处不可随便啊！

（全文完）

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